“陈伟南星”揭幕仪式策划书

一. 活动主题:陈伟南星揭幕仪式

二. 活动背景:学院为褒扬陈伟南先生爱国爱乡爱校无私奉献精神,丰富校园文化内涵,以外形简练,内涵丰富的陈伟南星雕塑立于校园,届时将举行揭幕仪式.

三. 活动目的(意义):使全院师生可以随时观看这座雕像,仰望星空,心中涌起对科学的向往和追求,在歌颂伟南先生的同

时,也时刻提醒韩师,应该为国家,为社会培养更多的人才

四.活动时间:2008年12月7日

五.活动地点:学院图书馆左侧

六.出席人员:香港潮州商会,香港潮安同乡会,香港庵埠同乡会,澳门潮州同乡会,马来西亚潮州公会联合会,新加坡潮州八邑会馆,新加坡饶平同乡会,泰国饶平同乡会, 深圳潮州商会的代表,中国科学院紫金山天文台的人员,陈伟南先生的家人及好友,潮州市有关部门的领导,我院师生代表.

七.邀请的嘉宾:温兰子(××副主席),陈伟南先生,严峻(××台长),骆文智(书记),薛军力(院长)

八.主持人吴俞中(副院长)

九.活动前期准备工作:

(1).活动所需相关物品准备:

A提前5天买好当天所需的矿泉水,剪刀,礼花礼炮,气球,盆栽,胸花,托盘,白鸽,(秘书部)

B.提前3天打印好活动相关的流程表,节目单,开幕词,发言稿,日程表等.(学术部,秘书部)

C.事先安装好录音,摄影,多媒体,话筒,耳麦等设备,要多备几件.(人力资源部)

D.制作台签,邀请函,(宣传部,秘书部)

E.准备好横幅,宣传海报等.(宣传部,外联部)

F.贵宾接待室里的茶杯(潮州XX陶瓷公司赞助)提前洗净并摆放，准备好茶水(秘书部)

G.印制有关“陈伟南星”的宣传手册，来宾人手一本,由陶瓷公司赞助(外联部,策划部)

H.准备雨伞,以防天气变故.(秘书部)/谢谢您的支持和鼓励！！！

I.备好药品，以防突发疾病

2.确定相关流程:

A.拟定节目表,流程表,日程表.(策划部)

B.确定嘉宾的流程及作息时间.(公关部)

3.安排各项工作的人员:

A.会场布置,多媒体调试,维护现场秩序(汽车停放,规划嘉宾所站位置,协调记者拍摄采访工作等).(人力部)

B.发送邀请函并提醒嘉宾出席.(邀请函需提前一周发出,提前3天打电话提醒,并及时把来宾人数回报于秘书部).(宣传部)

C.签到及做会议记录(不能到场的工作人员要提前请假)(秘书部)

D.引领、接送嘉宾并安排有关事项(公关部)

E.拉外联及赞助(外联部)

4.会场布置:

A.“陈伟南星”雕塑四周环绕两圈盆栽

B.会场入口挂着代表性的欢迎标语(正对图书馆坐侧),伟南星雕塑两侧各悬挂一个气球,下连着一条标有关于伟南星的主题的竖联.

C.表演时所需的器材放于理科楼C侧门口

D.出席嘉宾按身份高低围绕”伟南星”四周,其中温子兰副主席,伟南先生,严峻台长,骆文智书记站在伟南星雕塑正前方.

5.拉外联.

A.此活动由潮州XX陶瓷公司赞助协办

B.现场工作人员衣服上印有该公司的标志,为该公司做宣传.

C.此次赠送的物品为8寸的陶瓷”伟南星”雕塑

D.承诺此次活动用该公司制作的水杯

6.公关接待

A.确定来宾人数,并提前定好来回车(机)票

B.了解来宾(姓名,身份,人数,到达时间),以便确定接送的交通路线,住宿规格及接待的人员,同时了解客人的特殊喜好,以让客人旅途愉快.

C.安排住宿(潮州迎宾馆,“豪华标准套房”)及餐饮(已确认是嘉宾都不忌讳的)

D.安排好小汽车接送.（人多的话可以一部分乘坐豪华巴士）

E.学院贵宾室(伟南国际会议中心)应提前准备好鲜花,茶点

F.来宾到达会场所经途径的地方及会场周围要先做好卫生工作

G.4名礼仪小姐应陪同院领导前往迎宾馆迎接贵宾

H.安排好后勤4人员为来宾提行李

I.6名礼仪小姐于学院东校门口等待引领,会场门口安排学校学生欢迎，校门到会场的校道两旁要有礼仪小姐

J.入场前帮嘉宾佩戴胸花并递水再引领进场.

7.经费预算:

A.宣传费(横幅,海报)约600元

B.会场布置费(盆栽,礼炮,白鸽,气球,矿泉水,胸花,剪刀,托盘)约1000元

C.会场设备费(录音,摄影,多媒体等设备)约400元

D.资料打印费(流程表,日程表)约30元/谢谢您的支持和鼓励！！！

E.通讯费(邀请函,联系嘉宾等)约200元

F.工作人员培训费约200元

G食宿费约4500元

H.交通参观费约3500元

I.节目表演者的出场的出场费,化妆费,服装费约2000元

J.新闻稿,记者招待费约600元

K.礼品费(由潮州XX公司赞助)约6000元

L．聘请导游费用（2000元）

M.药品费用（150元）

总计 约*元

十．会议流程

时间
内容
各部门具体工作

秘书部/谢谢您的支持和鼓励！！！
学术部
人力资源部
公关部
宣传部
策划部

8:30-9:00
各部门最后确认现场各项工作准备完毕，工作人员签到
签到
确保与会相关资料已派送给各部门
多媒体设备是否正常运行
穿戴整洁，引领嘉宾入场
检查横幅标志的悬挂是否出现问题


9:00-9:15
嘉宾进场、签到（揭幕仪式的入门口处签到），佩戴胸花，并赠送其宣传手册
做会议记录
协助秘书部做好会议记录
维护现场秩序
陪同嘉宾



9:15-9:20
主持人宣布“伟南星”揭幕仪式开始，对在场嘉宾进行一一介绍
充当保安人员并适时维持秩序
不定时拍照，录像
后台指挥并配合人力资源部调遣

9:20-9:40
院长发表《伟南功勋传万世，星光璀璨耀韩园》的讲话

9:40-10:00
陈伟南先生发表《饮水思源，韩园情深》的讲话

10:00-10:10
进行揭幕仪式，剪彩，放响礼炮
放响礼炮
递送剪刀

10:10-10:20
文艺表演《潮州大锣鼓》
调动现场气氛，配合来访记者工作


10:20-10:25
诗歌朗诵《赤子伟南，思乡念校》


10:25-10:40
主持人宣布整场活动结束，在场人员一齐在伟南星前拍照合影，并赠予嘉宾礼品
递送礼品
特定拍照

10:40-10:50
放飞祥鸽
放飞祥鸽



10:50-11:00
主持人宣布仪式结束，嘉宾退场，换场地休息
确保嘉宾顺利退场
引领嘉宾退场

注意事项：1.上表所写时间为大致时间，现场可以灵活应变。

2.若现场发生发言嘉宾出席迟到或无法到场的突发事件，应及时调整发言顺序或让其他代表发言。

十一.活动后相关工作/谢谢您的支持和鼓励！！！

1. 清理会场

a. 回收有关资料，如发言稿，签到表等，可用于补充会议记录。（学术部）

b. 回收横幅、宣传海报（宣传部）

c. 清除现场所遗留的垃圾（人力资源部）

d. 回收表演节目时的所需工具及器具（如大锣鼓） （人力资源部）

2. 上传相关资料

a. 上传相片和所有摄影片断（宣传部）

b. 上传此次会议记录和总结报告（学术部）

c. 上传现场记者采访稿（学术部）

3. 关于嘉宾

a. 将嘉宾送往贵宾接待室（伟南国际会议中心贵宾室）（公关部）

b. 安排接下来的行程，如学院领导陪同宾客参观学校及潮州著名景点等。

4. 财政结算(秘书部)

5. 会后总结

探讨此次活动的不足之处及借鉴之处，先由各部门各自总结，再汇总到学术部，并上报学院

附上日程表：

12月6日

下午14：00准时到潮州附近各机场（一般是汕头机场）、车站等地点，由学校安排接待人员及车辆接送各来宾入住预先订好的酒店（潮州迎宾馆）休息傍晚18：00 学院领导陪同各嘉宾入座宴席，共进晚餐（晚餐已经事先查明并非来宾忌讳的食物）

晚上20：00-21：30学院领导及来宾共享潮州夜景的乐趣，并开个简短会议，商讨“陈伟南星”揭幕仪式的开始

12月7日

7：00-7：30早餐时间

8：00学院领导前往宾馆接待宾客

8：20-8：45嘉宾按照身份先后入座接待小轿车，开往学校，参加揭幕仪式（每辆车上派一名学院人员为宾客介绍日程安排和其它相关事宜）

9：00-11：00嘉宾参加揭幕仪式

11:00-11：20在贵宾接待室（伟南国际会议中心贵宾室）休息

11：30-12：20学院领导陪同嘉宾回酒店进餐并举行庆功宴

下午15：00-16：00学院领导陪同嘉宾观光广济桥、牌坊街，一路由导游解说潮州历史文化

12月8日

上午9：00 嘉宾再次参观学院

下午 送别来宾

附上邀请函：

邀请函/谢谢您的支持和鼓励！！！

尊敬的**

您好！

兹定于12月7日（星期日）上午9：00-11：00在我院图书馆左侧举行“陈伟南星”揭幕仪式，现诚邀您作为出席嘉宾，届时敬请光临。

此致

敬礼